休職の診断書を会社に提出してもらうとき｜受け取り方・郵送・保管を解説

従業員から休職の診断書が出てきたとき、会社は何を確認し、どう受け取り、どう扱えばよいのか。郵送で届いたときはどうするのか。初めて休職者が出た会社の人事・総務担当者は、迷いやすいところです。

この記事では、休職の入口で診断書を受け取る会社側の実務を、診断書の提出を求めてよいか、確認する項目、持参・郵送・メールごとの受け取り方、受け取ったあとの手順、保管と個人情報の取扱いの順に整理します。

従業員50人未満の会社の人事・総務担当者に向けて、厚生労働省の手引きやモデル就業規則、協会けんぽの案内、e-Gov法令検索などで実際に確認できた範囲だけをまとめました。復職するときの診断書（復職可の診断書）の扱いについては、以下の記事で解説しています。
>>復職判定の進め方｜会社が確認する項目と判定シートの作り方

この記事は、休職に入るときの診断書に絞ります。

休職の診断書は、会社が提出を求めてよいか｜法令と就業規則

結論から言うと、診断書の提出を義務づける条文は、今回確認した範囲では見当たりませんでした。会社が提出を求める場合は、就業規則に定めておく形が、厚生労働省のモデル就業規則で示されています。

診断書の提出を義務づける条文は、確認した範囲では見当たらない

e-Gov法令検索で本文を確認した次の4つの法令には、「診断書」という語が出てきませんでした。

ほかの法令や通達まで、網羅して確認したわけではありません。また、厚生労働省のモデル就業規則（令和7年12月版）の第9条（休職）の解説には、「休職の定義、休職期間の制限、復職等については、労基法に定めはありません」と書かれています。

提出を求める根拠は、就業規則に定めておく

厚生労働省・労働者健康安全機構の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（以下、手引き）は、病気休業の開始の場面で、主治医が作成した診断書（病気休業診断書）を、労働者から提出してもらう流れを示しています。

診断書の提出をどう定めるかについて、モデル就業規則には次の例があります。

数字は空欄です。第18条の解説は、欠勤何日以上で医師の診断書を提出させるかは、各事業場で決めることとしています。就業規則に定めておく項目として、次のようなものが考えられます。

休職期間の上限や給与の扱いなど、休職の制度づくり全般については、以下の記事で扱っています。
>>休職期間の上限に法律の定めはある？就業規則で決める4つの論点を解説

診断書を受け取ったら会社が確認すること

診断書を受け取ったら、まず、休職の入口として確認しておきたい事項が書かれているかを見ます。

ここでは、手引きが示す診断書に書いてもらう事項と、それをもとに会社が確認する項目を整理します。あわせて、診断内容の医学的な評価のように、会社が評価する範囲ではないことも確認します。

手引きが示す、診断書に書いてもらう事項

手引きの第1ステップ（病気休業開始及び休業中のケア）は、診断書について次のように述べています。

これが、手引きの第1ステップで確認できた範囲です。これ以外に、休職の診断書の必須の記載事項を定めた記載は、今回確認した資料では見つかりませんでした。

会社が確認する項目と、会社が評価しないこと

会社が確認する項目は、次のとおりです。

会社は医療機関ではありません。次の点は、会社が評価する範囲ではありません。内容に分からない点があるときは、本人を通じて主治医に確認する方法があります（後半の「医療機関へ直接問い合わせるときは、本人の同意が要る」を参照してください）。

復職するときの診断書で確認する事項は、休職時とは別です。以下の記事の「主治医発行の診断書で確認すべき記載事項」を参照してください。
>>産業医の復職面談ガイド｜再休職を防ぐ人事の対応と判断基準

提出方法ごとの受け取り方｜持参・郵送・メール

診断書を持参で受け取るのか、郵送やメールでも受け取るのかは、会社が決めておく項目です。手引きや指針など、今回確認した国の資料には、提出方法（持参・郵送・メール）のどれにするかを定めた記載は見つかりませんでした。ここでは、国の資料で確認できた考え方をもとに、決めておく項目を整理します。

診断書は、本人から提出してもらうのが望ましい

手引きの「プライバシーの保護」には、次の内容があります。

本人が自分で郵送してきた診断書は、本人から提出を受けた形になります。一方、会社から医療機関に直接問い合わせる場合は、別に本人の同意が要ります（後述します）。

持参・郵送・メールで、会社が決めておく項目

手引きは、健康情報等を取り扱う者とその権限を明確にし、必要な範囲の情報に限定して取り扱うことを求めています。また、関連する文書の書式、取扱い、保管方法等を定めて関係者に周知することを求めています。これを踏まえて、提出方法ごとに決めておく項目の例を挙げます。

これらは、国の資料が求めている項目ではなく、会社の事情に合わせて決める例です。決めたら、就業規則や社内の取扱いルールに書き、従業員に周知します。

郵送で届いたときの受け取りの流れ

従業員が診断書を郵送してきた場合の流れの例です。開封する人や記録の方法は、事前に決めたルールに沿います。

手引きの第1ステップは、休業を開始する労働者に対して、療養に専念できるよう安心させることを求めています。受領の連絡は、その一つになります。

診断書を受け取ったあとの手順と、傷病手当金の案内

診断書を受け取ったら、社内での連絡と、休業する本人への説明を進めます。

ここでは、手引きの第1ステップに沿って、受け取ったあとに社内で連絡する相手と、本人に説明する内容を整理します。あわせて、本人に案内する傷病手当金について、申請書の構成と診断書との関係を、協会けんぽの案内で確認できた範囲で説明します。

受け取ったあとの手順

手引きの第1ステップでは、診断書が提出されたあとに、次のことを行うとされています。

休業者と連絡を取るタイミングについて、手引きは、診断書や傷病手当金申請書の提出のタイミングに行うと、本人の負担が軽くなることがあるとしています。

従業員50人未満の会社では、産業保健スタッフがいないこともあります。その場合は、誰が本人への説明を担当するかを、あらかじめ決めておきます。休職の期間や給与の扱いなどは、就業規則の定めを確認して本人に伝えます。

休職期間が満了に近づいたときの進め方については、以下の記事で解説しています。
>>休職期間満了で自然退職にする前に｜就業規則の定めと満了前の進め方

傷病手当金の申請書と、診断書の関係

全国健康保険協会（協会けんぽ）の案内によると、傷病手当金は、業務外の病気やケガのために仕事に就けず、給与の支払いがない場合（給与が傷病手当金より少ない場合は差額）に支給されます。仕事に就けない状態かどうかは、療養担当者（医師）の意見等をもとに、被保険者の仕事の内容を考慮して判断されます。

協会けんぽの「健康保険傷病手当金支給申請書」は、次の3つの記入用で構成されています。

会社が記入するのは、事業主記入用の部分です。休職のための診断書と、この申請書の療養担当者記入用が、別の書類であることは確認できました。休職の診断書を申請に使えるかどうかは、確認した資料には書かれていません。健康保険組合に加入している会社では、様式も異なる場合があります。

従業員が加入している協会けんぽの支部または健康保険組合に確認するよう、本人に案内してください。金額や個別の条件も、加入先に確認が必要です。

診断書の保管と個人情報の取扱い

診断書には、病名や心身の状態が書かれています。保管や共有の仕方を決めずに受け取ると、必要のない人に内容が伝わるおそれがあります。

ここでは、診断書が慎重に扱うべき健康情報にあたることを確認したうえで、保管と取扱いで会社が決めておく項目を、手引きと指針をもとに整理します。医療機関に内容を直接問い合わせるときに本人の同意が要る点も説明します。

診断書は、慎重に扱うべき健康情報にあたる

厚生労働省の「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（令和4年3月31日改正。以下、指針）は、心身の状態の情報のほとんどが、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」にあたる機微な情報だと説明しています。

手引きの「プライバシーの保護」にも、次の内容があります。

保管と取扱いで、会社が決めておく項目

指針は、事業者が取扱規程を定め、労働者と共有することを求めています。手引きと指針から、決めておく項目を整理します。

診断書の保管期間が、法令で一律に決まっているかどうかは、今回確認できませんでした。保管期間は、社労士に確認してください。衛生委員会の設置義務がない、常時50人未満の事業場については、指針が次のように述べています。

また、体制の整備が難しい小規模事業場でも、事業場の体制に応じて、合理的な措置を講じることが必要とされています。

医療機関へ直接問い合わせるときは、本人の同意が要る

指針の注記には、次の内容があります。

手引きも、健康情報等を第三者に提供する場合は、原則として本人の同意が必要とし、包括的・黙示ではなく、個別に明示の同意を得ることが望ましいとしています。

診断書の内容を医療機関に確認したいときは、まず本人を通じて依頼します。会社が直接問い合わせる必要があるときは、何のために、誰が、どの情報を確認するのかを本人に説明し、個別に同意を得ます。

診断書だけで休職を決めてよいか｜会社の判断と、産業医・主治医の位置づけ

診断書が出たときに休職をどう扱うかは、担当者が迷いやすいところです。ここでは、診断書と就業規則をもとに会社が休職の開始を判断する考え方と、医師の意見を聴く場面を整理します。産業医がいない50人未満の会社が考えられる相談先も紹介します。

休職の開始は、診断書と就業規則をもとに会社が判断する

手引きの流れでは、主治医の診断書が提出され、休業が始まります。会社が確認する点を、次にまとめます。

なお、モデル就業規則の休職は、業務外の傷病が対象です。診断書や本人の話から、仕事との関わりが考えられるときは、別の制度が関わる場合があります。詳しくは、以下の記事の「混同しやすい制度との関係」で整理しています。
>>休職期間の上限に法律の定めはある？就業規則で決める4つの論点を解説

判断に迷うときは、社労士に確認してください。

医師の意見を聴く場面と、産業医がいない会社の相談先

主治医の診断書は、治療する立場からの意見です。主治医の診断書と産業医の意見が食い違う場面の考え方については、以下の記事で解説しています。
>>適応障害で従業員が休職｜人事担当者の対応と復職支援の進め方

診断書と、産業医の意見書との違いについては、以下の記事で解説しています。
>>産業医の意見書とは？効力や診断書との違い、対応フローまで解説

手引きの第1ステップは、診断書が提出されたことを、事業場内産業保健スタッフに連絡するとしています。産業医の意見を、休業開始の条件とする記載は、第1ステップでは確認できませんでした。

産業医の選任義務は、常時50人以上の労働者を使う事業場にあります。選任義務の詳しい内容については、以下の記事で解説しています。
>>産業医の選任義務とは？50名以上の罰則・費用・探し方を解説

50人未満の会社で、休職の扱いに迷うときの相談先は、次の3つが考えられます。

Medpartnerは、スポット契約（単発・必要なときだけの依頼）に対応しています。医師コミュニティを基盤にしているため、全国の事業所へ産業医をアサインできます。詳しくは産業医サービスの外部委託をご覧ください。

休職の診断書に関するよくある質問

ここでは、休職の診断書に関するよくある質問を解説します。

就業規則に診断書の定めがない場合は、どうすればよいですか？

診断書の提出を義務づける条文は、今回確認した法令では見当たりませんでした。就業規則にも定めがない場合に、いま提出を求められるか、求めたあとの扱いをどうするかは、事情によって変わります。個別の事案は、社労士に確認してください。

今後に備えるなら、モデル就業規則第18条第3項の例を参考に、診断書の提出を求める場面を、就業規則に定めておきます。

診断書に、療養期間の見込みが書かれていないときは？

手引きは、必要な療養期間の見込みを明記してもらうことが望ましいとしています。書かれていないときは、まず本人に、主治医に追記を依頼できるか相談します。

会社が医療機関に直接問い合わせる場合は、本人の個別の同意が必要です。前半の「医療機関へ直接問い合わせるときは、本人の同意が要る」を確認してください。

診断書に書かれた病名を、上司に伝えてもよいですか？

手引きは、心の健康問題を示す疾患名は、誤解や偏見を招きやすいため、特に慎重な取扱いが必要としています。また、取り扱う人とその権限を明確にし、業務上必要な範囲の情報に限って共有する体制が望ましいとしています。

手引きは、職場復帰支援に関して関係者と共有する情報を、職場で配慮すべき内容を中心とした最小限の情報とし、具体的な疾患名は必ずしもこれに含まれないとしています。どこまで伝えるかは、社内の取扱いルールで決めておきます。迷うときは、本人に確認してください。

従業員が10人未満で、就業規則がない場合はどう考えますか？

労働基準法第89条が就業規則の作成と届出を義務づけているのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者です。労働基準法に休職の定めがない点は、10人未満の会社でも同じです。

手引きは、休業の最長期間などを定める場合は、あらかじめ就業規則「等」に定めて周知しておくことが望ましいとしています。就業規則がなくても、診断書の提出先と提出方法、休職の対象、期間、給与の扱いを文書にして、従業員に渡しておく方法があります。内容は、社労士に確認してください。

まとめ

休職の診断書を受け取る会社側の実務は、次のとおりです。

まずは、自社の就業規則を開き、診断書と休職の項目を確認するところから始めてください。

参考文献