健康情報取扱規程は義務？策定方法と権限設計を4ステップで解説

従業員の健康管理を進める中で、「健康情報取扱規程」の策定を任されたものの、何から手をつければよいかわからず、お困りではないでしょうか。「そもそもこの規程は義務なのか」「何を定めればよいのか」「誰がどこまで情報を閲覧できるようにすればよいのか」など、疑問は尽きないかもしれません。

特に、リソースが限られる中小企業の人事・総務担当者にとっては、規程の策定は大きな負担に感じられることでしょう。しかし、従業員の健康という機微な情報を扱う以上、明確なルール作りは企業の信頼を守るために不可欠です。

この記事では、健康情報取扱規程の法的な位置づけから、中小企業でも実践できる具体的な作成ステップ、そしてトラブルを未然に防ぐための権限設計のポイントまで、わかりやすく解説します。この記事を読めば、自社で規程を整備するための道筋が明確になり、「これならできる」と確信できるはずです。

初めての規程策定でご不安な点や、専門的な判断に迷う場面があれば、専門家への相談も有効です。法令遵守やリスク管理の観点から、貴社に最適な体制づくりをサポートします。

健康情報取扱規程は「義務」？策定前に知るべき法的位置づけと準備

健康情報取扱規程の策定に着手する前に、まずはその法的な位置づけを正しく理解し、準備を進めることが重要です。法律で直接「義務」とされているわけではありませんが、従業員のプライバシー保護と企業の安全配慮義務を果たすうえで、事実上、策定が不可欠なルールといえます。

規程策定の根拠と重要性：「義務」ではないがなぜ必要か

規程の策定は労働安全衛生法などで直接義務づけられてはいませんが、厚生労働省の指針により強く推奨されています。これは、事業者が従業員の健康情報を適切に管理する責務を負うためです。

健康診断の結果や面談記録などの健康情報は、個人情報保護法（平成15年法律第57号）第2条第3項に規定する「要配慮個人情報」にあたります。そのため、その取り扱いには特に慎重さが求められると考えられています。

厚生労働省が公表している「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」（平成30年9月7日公示、令和4年3月31日改正）では、事業者が健康情報を適切に取り扱うための具体的なルールを定めることが求められています。

規程がないままでは、情報漏洩や不適切な利用といったトラブルが発生した際に、企業の安全配慮義務違反を問われる可能性があります。

規程で定めるべき「健康情報」の具体的な範囲を明確にする

規程で対象とする「健康情報」には、健康診断結果だけでなく、ストレスチェックの結果や産業医との面談記録などが含まれます。規程の冒頭で、どの情報が対象になるのかを具体的に定義しておくことが大切です。

厚生労働省の手引きを参考にすると、対象となる健康情報には、主に以下のようなものが挙げられます。

これらの情報を明確にリストアップすることで、規程がどの範囲に適用されるのかを、全従業員が正しく認識できるようになります。

規程作成の責任者と関係者を決める

規程の作成は、人事・労務部門が中心となり、経営層や産業医、衛生管理者などを巻き込んで進めるのが一般的です。誰が責任を持ち、誰と連携して進めるのか、あらかじめ役割分担を明確にしておきましょう。

効果的な規程を策定するための体制例を下記に整理します。

役割	想定される役職・担当者	主な役割
策定責任者	人事・総務担当役員、部長	・プロジェクト全体の意思決定 ・策定プロセスの監督
実務担当者	人事・労務担当者	・規程案の作成 ・関係者との調整 ・資料収集
助言・協力者	産業医、保健師、衛生管理者	・医学的、専門的見地からの助言 ・規程内容の妥当性の確認
審議・意見聴取	衛生委員会	・規程案の審議 ・労働者代表としての意見提出

このように関係者を明確にすることで、専門的な知見を取り入れつつ、実務に即した実効性の高い規程を作成できます。

中小企業でもできる！健康情報取扱規程の作成4ステップ

健康情報取扱規程の作成は、一つひとつの手順を丁寧に進めれば、中小企業でも決して難しいものではありません。ここでは、規程を策定するための具体的な4つのステップを解説します。

ステップ1：規程に盛り込むべき必須項目を整理する

規程作成の第一歩は、厚生労働省の指針や手引きが示す必須項目を網羅的に洗い出すことです。まず骨子となる項目を整理することで、その後の具体化がスムーズに進みます。

厚生労働省の「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」（2019年3月）では、指針に沿って以下の9項目を定めることが必要とされています。

これらの項目をベースに、自社に必要な要素を検討していきましょう。

ステップ2：自社の実態に合わせて各項目の内容を具体化する

整理した必須項目をもとに、自社の組織体制や業務フローに合わせて内容を具体的に記述していきます。テンプレートをただ丸写しするだけでは、実態に合わない「絵に描いた餅」になってしまうため注意が必要です。

たとえば、以下のように自社の状況を反映させることが重要です。

自社の実務と照らし合わせながら、誰が読んでも運用方法がわかるレベルまで具体化することが、規程を実効性のあるものにするための鍵です。

ステップ3：衛生委員会などで審議し労働者の意見を聴く

作成した規程案は、必ず衛生委員会などの場で審議し、労働者の意見を聴く手続きを踏む必要があります。これは、規程の内容が一方的なものにならず、従業員の理解と協力を得るために不可欠なプロセスです。

この手続きについて、厚生労働省の指針では「衛生委員会等を活用して労使関与の下で検討し、策定したものを労働者と共有すること」が必要とされています。衛生委員会等の設置義務がない常時50人未満の小規模事業場では、労働安全衛生規則第23条の2に基づく関係労働者の意見を聴く機会を活用したうえで策定することが求められます。

衛生委員会で審議を行う際は、次の点を意識するとよいでしょう。

このプロセスを経ることで、規程の妥当性が高まり、労使間の信頼関係の構築にもつながります。

ステップ4：規程を従業員へ周知し、保管する

完成した規程は、全従業員がいつでも閲覧できる状態にし、その存在と内容を確実に周知します。せっかく作ったルールも、従業員に知られていなければ意味がありません。

周知の方法としては、以下のようなものが考えられます。

規程は、就業規則などと同様に、従業員が必要な時にいつでも確認できる場所に保管することが重要です。周知と適切な保管を徹底することで、規程は初めて「会社の公式ルール」として機能します。

規程の策定ステップは理解できても、限られた時間や人員で一から作り上げるのは大変な作業です。産業保健の専門家に相談すれば、必須項目の整理から衛生委員会での説明まで、策定プロセス全体を効率的に進めるサポートが受けられます。

【テンプレートの丸写しは危険】規程に定めるべき主要項目と記載のポイント

健康情報取扱規程の作成において、インターネット上で見かけるテンプレートの利用は有効ですが、それをそのまま使うことにはリスクが伴います。

ここでは、特に重要ないくつかの項目について、自社の実態に合わせて定める際のポイントを解説します。

利用目的・本人同意・第三者提供の定め方

規程では、健康情報の利用目的を具体的に明記し、目的外での利用は原則として禁止することを明確に定めます。従業員の同意を得る方法や、第三者提供の際のルールも厳格に規定する必要があります。

項目	記載のポイント	記載例
利用目的	・「健康管理のため」といった抽象的な表現は避ける ・法律で定められた事業者の義務と関連付けて具体的に記述する	・健康診断結果に基づく事後措置の実施 ・長時間労働者に対する面接指導の実施 ・休職・復職の可否判断
本人同意	・どの情報を、何のために利用するのかを明示したうえで同意を得ることを定める ・同意を得るタイミングや方法（書面、電磁的記録など）を規定する	・事業者が健康診断結果を閲覧することについて、健康診断の受診案内の際に書面で同意を得る。
第三者提供	・原則として本人の同意なく第三者に提供しないことを明記する ・提供する場合の相手先、提供する情報、目的を限定する	・産業医が不在の事業場において、地域産業保健センターの医師に助言を求める場合、本人の同意を得たうえで必要な情報を提供する。

これらの項目を曖昧にすると、従業員のプライバシー侵害につながる恐れがあるため、慎重に検討することが求められます。

取り扱う担当者とアクセス権限の定め方

規程では、健康情報を取り扱う担当者を役職や職務内容によって明確に限定し、必要最小限の範囲で権限を設定します。「誰が」「どの情報を」「どこまで」閲覧・利用できるのかを定めることは、規程の中核部分といえます。

たとえば、以下のように担当者と権限を規定します。

権限設定が曖見だと、不必要な情報アクセスを招き、トラブルの原因になります。具体的な権限設計については、次の章で詳しく解説します。

情報の保管・管理・廃棄方法の定め方

規程では、健康診断個人票などの健康情報を、紙媒体と電子データのそれぞれについて、保管場所、保管期間、セキュリティ対策、そして期間経過後の廃棄ルールを明確に定めます。情報のライフサイクル全体を管理する視点が重要です。

保管・管理・廃棄に関する規定のポイントは次のとおりです。

これらのルールを定めることで、情報の紛失や漏洩、不適切な長期保管といったリスクを防ぎます。

情報の開示請求や苦情処理への対応の定め方

規程には、従業員本人から自身の健康情報の開示を求められた場合や、取り扱いに関する苦情が寄せられた場合の対応手続きと相談窓口を定めます。透明性と信頼性を確保するための重要な項目です。

対応体制を定める際のポイントを以下にまとめました。

迅速かつ誠実な対応体制を規程で明確にすることで、従業員は安心して健康情報を会社に預けられるようになるといえます。

トラブルを未然に防ぐ「誰がどこまで？」中小企業向け権限設計の実践

健康情報取扱規程を運用するうえで、最も重要かつ難しいのが「誰が、どの情報を、どこまで見られるのか」というアクセス権限の設計です。ここが曖昧だと、個人情報の不適切な利用や人間関係のトラブルに発展しかねません。

中小企業の実情に合わせた、現実的な権限設計のポイントを解説します。

【役割別】人事・上司・産業医等のアクセス権限設定例

権限設計の基本は、役割ごとにアクセスできる情報の範囲を明確に区分し、「業務上、本当に必要な情報か」という視点で必要最小限の原則を徹底することです。役割ごとの権限設定の考え方を下表にまとめました。

役割	アクセスできる情報の例	制限・注意事項
産業医・保健師	・診断名、検査数値、愁訴、面談内容など、原則として全ての健康情報	・法律上の守秘義務を負う ・事業者に意見を述べる際は、本人の同意を得たうえで、就業上の措置に必要な情報に限定・加工する
人事・労務担当者	・就業上の措置に必要な情報（就業制限の要否、通院配慮の必要性など） ・健康診断やストレスチェックの受診・受検状況	・診断名や詳細な検査数値、個別の相談内容など、措置に直接関係のない情報は原則として閲覧しない
直属の上司	・産業医や人事から伝えられる、部下の就業上の措置に関する指示（残業制限、業務内容の変更指示など）	・本人の同意なく、健康情報を人事評価などに利用してはならない ・部下から相談されない限り、病名やプライベートな情報を詮索しない
従業員本人	・自身の全ての健康情報	・規程で定められた手続きに則り、開示を請求する

このように、職務内容に応じて情報の粒度を分けることが、トラブルを未然に防ぐ鍵となります。

産業医がいない場合の健康情報の取り扱いと権限設定

従業員数50名未満で産業医の選任義務がない事業場では、健康情報を扱う担当者をより厳格に限定し、外部機関との連携ルールを定めておくことが重要です。

産業医がいない場合の対応ポイントは次のとおりです。

産業医がいないからこそ、より慎重なルール作りが求められるといえます。

ストレスチェック結果と面談記録の連携における注意点

ストレスチェックの結果や、その後の面談記録の取り扱いには、特に厳格なルールが求められます。これらの情報は、本人の同意なく事業者や上司に共有されることはありません。

取り扱いにおける注意点を下記に整理します。

これらのルールを規程で明確にし、従業員に周知することが、安心してストレスチェック制度を利用してもらうための前提となります。

権限設計は、法的な知識と実務の両方を理解していないと、適切な判断が難しい領域です。自社での判断に迷う場合は、産業保健の専門家に相談し、リスクの少ない体制を構築することをおすすめします。

規程の形骸化を防ぎ、企業の成長につなげる2つの視点

健康情報取扱規程は、策定して終わりではありません。適切に運用し、定期的に見直すことで初めてその価値が発揮されます。ここでは、規程の形骸化を防ぐためのポイントと、規程策定を企業の成長につなげるための前向きな視点を紹介します。

よくある失敗例から学ぶ、形骸化させない運用ポイント

規程が形骸化する主な原因は、策定したルールが実態と乖離していたり、担当者の知識不足や見直しの欠如によって、誰もルールを意識しなくなったりすることです。

以下のような失敗例に陥らないよう、対策を講じましょう。

これらのポイントを意識して運用することで、規程を「生きているルール」として維持できます。

健康経営優良法人の認定取得など企業の成長につなげる方法

適切に運用される健康情報取扱規程は、単なるリスク管理のツールにとどまらず、健康経営を推進し、企業価値を高めるための土台となります。

健康情報取扱規程の策定を通じて社内の情報管理体制を整えることは、「健康経営優良法人」が重視する従業員の健康保持・増進の取り組みを進める土台にもなります。規程を整備すること自体が、対外的に「従業員の健康とプライバシーを大切にする企業」であるという姿勢を示すことにもつながります。

この取り組みは、以下のような企業の成長に貢献する可能性があります。

規程の策定を、守りのリスク管理だけでなく、企業の未来を作る攻めの投資と捉えることで、その取り組みはより意義深いものになるでしょう。

健康情報取扱規程の策定から、その先の健康経営の推進まで、一貫した取り組みは企業の持続的な成長に不可欠です。しかし、人事担当者様が本来の業務と並行してこれらすべてを担うのは大きな負担です。専門家のサポートを活用し、効率的かつ効果的に取り組みを進めてみてはいかがでしょうか。

まとめ

健康情報取扱規程の策定は法律上の直接的な義務ではないものの、従業員のプライバシー保護と企業の安全配慮義務を果たすために事実上不可欠です。本記事で解説した作成ステップや権限設計のポイントを参考に、自社の実態に合ったルールを整備し、形骸化しないよう適切に運用することが重要になります。

規程の策定から健康経営の推進まで、限られたリソースで効率的に進めたい人事担当者様は、専門家のサポート活用もご検討ください。